Administrador de Escritórios
- Help
- Cadastro de Usuários, Geração de Senha Temporária, Acesso ao Sistema com Novo Usuário e Troca de Senha
- Cadastro de Empresas (V)
- Lista de Empresas (Edição e Inativação do Escritório Contábil)
- Cadastro das Configurações da Estrutura Organizacional e do Sistema Adecon
- Dashboard - Painel de Informações (V)
- Cadastro de Serviços Prestados pelo Escritório Contábil
- Cadastro de Clientes/Fornecedores
- Cadastro de Tipo de Movimento (Acréscimos e Baixas)
- Cadastro de Condições de Pagamento
- Cadastro de Formas de Pagamento
- Cadastro de Contas Bancárias
- Cadastro de Receitas
- Cadastro de Despesa
- Atualização de Honorários
- Geração de Honorários e demais débitos dos Clientes (V OPS)
- Lançamentos Financeiros
- Conhecimento
Help
Cadastro de Usuários, Geração de Senha Temporária, Acesso ao Sistema com Novo Usuário e Troca de Senha
Ao acessar a Plataforma dos Módulos será apresentada a tela para que você acesse os Módulos
Quando você realiza o acesso é apresentada a tela para definição do que você deseja fazer neste momento
Para o cadastro e definição dos direitos dos usuários você deverá clicar no menu Usuários
CADASTRO DE USUÁRIO
Clique no botão Adicionar, existente na parte superior direita da tela
1) ABA CADASTRO GERAL
Defina:
- Nome da pessoa que irá utilizar o Módulo
- email - será através desse endereço de email que será realizado o acesso ao Módulo
- Função do usuário
- Departamento do usuário
- Tipo de Usuário
a) Master - Geralmente utilizado quando você está cadastrando o Contador do Escritório Contábil
b) Supervisor - Geralmente utilizado quando você está cadastrando os Funcionários do Escritório Contábil
c) Comum - Geralmente utilizado quando você está cadastrando O CLIENTE DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL que também conseguirá acessar o seu Escritório Contábil (podendo visualizar o Dashboard do mesmo e os Atendimentos vinculados a ele)
- Tipo de Participante do Escritório
a) Cliente - Deverá ser utilizado quando você cadastrar um Cliente do Escritório Contábil (esse tipo de participante tem restrições na utilização do Módulo Escritório Virtual, podendo acessar apenas o Dashboard do mesmo e os Atendimentos vinculados a ele)
b) Responsável - Defina Responsável quando estiver cadastrando um Funcionário do Escritório Contábil que seja Responsável pela execução de Serviços solicitados pelo Cliente do Escritório
c) Contador - Defina Contador quando estiver cadastrando o Contador do Escritório Contábil
2) ABA PERFIS VINCULADOS
Clique no Campo Perfis para que o Sistema apresente:
- Relação dos Perfis já cadastrados
- Botão para Cadastrar um novo Perfil
Ao clicar no botão Cadastrar, será apresentada a tela para que você defina os direitos a acesso para o Perfil que está sendo cadastrado, desta forma quando você cadastrar um Usuário e definir o Perfil do mesmo, esse usuário poderá utilizar o Módulo nos menus que foram dadas as permissões de acesso para ele
a) Aba Cadastro Geral
Defina o Nome do Perfil
2.1) Aba Usuários Vinculados
Defina quais são os Usuários Vinculados a esse Perfil (quais são os usuários que terão direito de acesso de acordo com o definido para esse perfil
Nesta tela você poderá também cadastrar um Novo Usuário através do botão Cadastrar
2.2) ABA ACESSOS
A aba Acessos é separada por:
- Cadastro Geral de Empresa
- Módulos - Financeiro, Adecon, Vendas, Nota Fiscal, Ativo Patrimonial, Livro Fiscal, Folha de Pagamento, Contabilidade, Compras e Escritório Virtual
2.2.1) Cadastro Geral de Empresa, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
- Cadastrar Empresa
- Cadastrar Usuário
- Cadastrar Perfil
- Vincular Usuário a um Perfil
- Gerar Senha Temporária
- Configurações do Sistema
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
- Adicionar
- Alterar
- Excluir
- Inativa
- Exportar
- Visualizar
- Trocar Senha
2.2.2) Financeiro, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
- Permitir Acesso Total
- Dashboard
- Cadastros
- Estrutura Organizacional
- Movimentação
- Tabelas
- Relatórios
- Exportação de Dados
- Importação de Arquivos
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.3) Adecon, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.4) Vendas, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.5) Nota Fiscal, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.6) Ativo Patrimonial, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.7) Livro Fiscal, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.8) Folha de Pagamento, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.9) Contabilidade, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.10) Compras, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
2.2.11) Escritório Virtual, defina se o Usuário que estiver vinculado a esse perfil terá direito de:
Sempre que você definir SIM para um menu, o Sistema apresentará as opções do que o Usuário que utilizar esse Perfil poderá fazer e você conseguirá restringir os acessos dos usuários
GERAÇÃO DE SENHA TEMPORÁRIA
No momento em que você Salva o Cadastro de um Novo Usuário, o Sistema
O Sistema apresenta a informação que foi enviada a senha temporária para o email informado (tela acima), use-a no primeiro login e também apresenta qual é a Senha Temporária gerada
ACESSO AO SISTEMA UTILIZANDO O NOVO USUÁRIO
É IMPORTANTE SALIENTAR QUE A SENHA TEMPORÁRIA TERÁ VALIDADE POR 2 HORAS
No momento que você acessar o Sistema informando o email e senha Temporária gerada
TROCA DE SENHA
O Sistema apresentará a tela para que você defina a senha definitiva, informe:
- Nova Senha
- Confirmação Nova Senha
Clique em Salvar Nova Senha
A Partir deste momento você conseguirá acessar o Sistema que lhe foi dado Permissão no Perfil Vinculado e aos menus que você tem direito a acessar
Cadastro de Empresas (V)
Se você já utiliza qualquer outro Módulo dos Sistema e já tenha cadastrado seu Escritório de Contabilidade em algum desses Módulos, ao acessar o Módulo de Adecon encontrará sua Empresa já cadastrada, isso é porque o cadastro das Empresas é comum entre todos os Módulos, desta forma você precisará apenas configurar a Empresa no novo Módulo.
Agora, se você está iniciando os trabalhos no Módulo Adecon deverá realizar o Cadastro da Mesma.
1) Aba Cadastro Geral
Informações Gerais
Informe:
- CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) é o número designado pela Receita Federal na abertura da empresa
- Modalidade - Defina se a Empresa cadastrada é Única, Matriz ou Filial. Se for feito cadastro de Empresa que possuem Matriz e Filial cadastre primeira a Matriz e depois a Filial, isso se deve ao motivo de que ao cadastrar a Filial o Módulo solicitará o Cadastro da Matriz para realizar o vínculo entre as Empresas.
- Razão Social - Razão social é o termo registrado sob o qual uma pessoa jurídica (PJ) se individualiza e exerce suas atividades.
- Nome de Fantasia - Nome popular da Empresa, como é conhecida e memorizada pelo público.
- Apelido - Informe um apelo pelo qual a Empresa é conhecida
- Telefone Principal - Telefone principal da Empresa
- email Principal - email principal da Empresa
- Homepage - Homepage da Empresa
- Controle de Empresa por Usuário - Habilite essa opção para DEFINIR/VINCULAR as empresas aos usuário, controlando desta forma quais empresas poderão ser acessadas por cada usuário (pode ser para funcionários do escritório contábil ou para clientes), essa opção sempre deverá estar assinalada quando a empresa for o escritório contábil
- Escritório Contábil - Se SIM, esta empresa será configurada como o escritório contábil nos sistemas Escritório Virtual e Adecon. Lembre-se: apenas uma empresa pode ser habilitada como escritório contábil por contrato.
Endereço
Será possível o cadastro de todos os endereços da Empresa (Padrão, Entrega e Cobrança) utilizando para isso o símbolo "+" existente ao lado direito do campo
- Tipo de Endereço - defina se o endereço que está sendo cadastrado é Padrão, de Entrega ou de Cobrança.
- Pais - informe o País onde o endereço que está sendo cadastrado fica situado, quando for informado um País diferente de Brasil, o Módulo irá:
a) Desabilitar o campo CEP
b) O campo bairro será preenchido com EX
c) O campo cidade será preenchido com EXTERIOR
d) O campo UF será preenchido com EX
e) O campo Código do IBGE será preenchido com 9999999
- CEP - Código de Endereçamento Postal da Empresa - Quando for informado, o Módulo irá preencher automaticamente os campos Logradouro, Bairro, Cidade, UF e Código IBGE
- Logradouro - endereço ou localização do imóvel da Empresa em relação a via pública, como a rua, avenida, praça ou similar
- Número - número do prédio da Empresa
- Complemento - Complemento do endereço da Empresa
- Bairro - Bairro onde o endereço da Empresa está localizado
- Cidade - Cidade da Empresa
- UF - Estado da Empresa
- Código IBGE - Códigos de Municípios, elaborada pelo IBGE, apresenta a lista dos municípios brasileiros associados a um código composto de 7 dígitos, sendo os dois primeiros referentes ao código do estado.
- Símbolo do Google Maps - Abre o Google Maps para visualizar a localização informada.
2) Aba Informações Fiscais
Detalhes
- Inscrição Estadual/Produtor Rural - No Brasil, a Inscrição Estadual é o registro do contribuinte no cadastro do ICMS mantido pela Receita Estadual. Com a inscrição, o contribuinte do ICMS passa a ter o registro formal do seu negócio, junto à Receita estadual do estado onde está estabelecido. Caso a Empresa cadastrada seja um Produtor Rural informe o número de sua inscrição de Produtor Rural (cadastro que comprova e regulariza as atividades de produção rural. É um serviço obrigatório para produtores e propriedades rurais que criam animais, com o objetivo de controlar sanitariamente rebanhos e lavoura.
- Situação da Pessoa Jurídica - Defina se a Situação da Empresa é Normal, Extinção, Fusão, Cisão ou Incorporação.
- Inscrição Municipal - Registro da Empresa no Município onde atua, fornecido pela Prefeitura Municipal. É um número de identificação que identifica a Empresa no Cadastro Tributário Municipal.
- Regime de Apuração - Informe se a Empresa está enquadrada no Regime do Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, quando for definido Lucro Real o Módulo irá habilitar o campo Período de Apuração
- Período de Apuração - Esse campo será habilitado quando o Regime de Apuração for Lucro Real e deverá ser definido se Apuração será Anual ou Trimestral
- Data de Início das Atividades - a data de início da atividade de uma Empresa é o dia que a Empresa foi registrada legalmente. Essa informação é essencial para diversos aspectos legais e fiscais, como a contagem de prazos para obrigações tributárias.
- Classificação Tributária - A Classificação Tributária é uma das tabelas do eSocial, mais precisamente a tabela 08. Atualmente, ela é composta por 18 códigos, cada um com 2 dígitos. Sendo que para as empresas optantes pelo Simples Nacional temos as classificações [01, 02 e 03] e para o Microempreendedor Individual a [04].
- CNAE - Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Trata-se de um código utilizado para identificar quais são as atividades econômicas exercidas por uma empresa
- Atividade Principal - Após o preenchimento do campo CNAE será preenchido automaticamente a Atividade Principal da Empresa que será a Descrição do CNAE
- Código da Natureza Jurídica - Identificação da constituição jurídico-institucional das entidades públicas e privadas nos cadastros da administração pública do País.
- Descrição da Natureza Jurídica - Após o preenchimento do campo Descrição da Natureza Jurídica será preenchido automaticamente a Descrição da Natureza Jurídica.
- Data da Transformação - Data em que ocorreu a transformação em sociedade de fins lucrativos - Lei 11.096/2005
- Percentual de Contribuição - O campo será habilitado quando for informada uma data para o campo Data de Transformação.
- Código Suframa - Número de 9 dígitos que identifica a Empresa quando a mesma opera na Zona Franca de Manaus (ZFM)
Registro da Empresa
- No Registro da Empresa (NIRE) - Número de Identificação do Registro de Empresas, comprova que a empresa existe oficialmente. São 11 dígitos formados pela Unidade de Federação (UF), mais o tipo de empresa e um dígito verificador. Desde 1994, o NIRE é obrigatório para empresas atuantes no segmento comercial. Com ele, é possível garantir a segurança e eficácia aos atos jurídicos.
- No Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas - Número do Registro Civil das Pessoas Jurídicas registradas em cartório
- Número do Registro - Campo que conterá o número do registro da Empresa, de acordo com o que foi definido anteriormente
- Data do Registro - Data em que a Empresa foi registrada no NIRE ou no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas
3) Aba Informações Adicionais
Logo
Clique no Botão Adicionar Imagem para importar o Logotipo (representação gráfica da Empresa)
Será aberta a tela para que você defina o local onde o Logotipo está gravado
Defina o local e clique em abrir
4) Aba Servidor de email
Dados do Servidor
Informe o(s) email(s) da Empresa
O email definido será utilizado para o envio de arquivos ou documentos do Módulo por email
Clique em Adicionar
Você deverá informar:
- Provedor de Email - Provedor de e-mail é um serviço oferecido por empresas em que são disponibilizados pacotes de serviços, como hospedagem, gerenciamento de contas, entre outros.
- Comunicação - Protocolo de comunicação é a forma que uma rede utiliza para se comunicar com outra.
- SMTP Padrão - Selecione esta opção para selecionar um SMTP padrão para os envios de email através da empresa.
- Protocolo SSL - O protocolo SSL é um protocolo de segurança para criptografar todas informações transferidas por uma rede.
- Endereço de Servidor - É o endereço do servidor disponibilizado pelo seu provedor de email.
- Porta - É o endereço do servidor disponibilizado pelo seu provedor de email.
- Endereço de e-mail - Informe o endereço de e-mail de acordo com o provedor
- Senha do e-mail - informe a senha de seu email
Se houver dúvidas de como habilitar o SMTP de sua conta gmail clique no indicativo e o Módulo irá apresentar as orientações
5) Aba Responsável
Cadastro
Clique em Adicionar
Informações Gerais
Em responsável você deverá cadastrar as informações dos Responsáveis pela Empresa, Pessoa registrada na Receita Federal que responde juridicamente pelo negócio/atividade da Empresa.
Informe:
- Nome do Responsável
- Documento do Responsável - (CPF, CNPJ ou Outro)
- RG do Responsável - Esse campo será habilitado quando for definido no Campo Documento do Responsável CPF
- Telefone Fixo
- Telefone Celular
- Email do Responsável
- Início das Atividades
- Qualificação
- Cargo
- Tipo - (Sócio, Contador, Auditor Fiscal, Preposto)
- Responsável Legal Junto a Receita Federal
- Enviar dados na Emissão da NFe
Endereço
- Pais - informe o País onde o endereço que está sendo cadastrado fica situado, quando for informado um País diferente de Brasil, o Módulo irá:
a) Desabilitar o campo CEP
b) O campo bairro será preenchido com EX
c) O campo cidade será preenchido com EXTERIOR
d) O campo UF será preenchido com EX
e) O campo Código do IBGE será preenchido com 9999999
- CEP - Código de Endereçamento Postal do Responsável - Quando for informado, o Módulo irá preencher automaticamente os campos Logradouro, Bairro, Cidade, UF e Código IBGE
- Logradouro - endereço ou localização do imóvel do Responsável em relação a via pública, como a rua, avenida, praça ou similar
- Número - número do prédio do Responsável
- Complemento - Complemento do endereço do Responsável
- Bairro - Bairro onde o endereço do Responsável está localizado
- Cidade - Cidade do Endereço do Responsável
- UF - Estado do Responsável
- Código IBGE - Códigos de Municípios, elaborada pelo IBGE, apresenta a lista dos municípios brasileiros associados a um código composto de 7 dígitos, sendo os dois primeiros referentes ao código do estado.
- Símbolo do Google Maps - Abre o Google Maps para visualizar a localização informada.
6) Aba Outras Inscrições Estaduais
Nesse campo você irá cadastrar Outras Inscrições Estaduais da Empresa, além daquela definida no campo Inscrição Estatual/Produtor Rural da aba Informações Fiscais
Clique em Adicionar
Informe:
- Estado
- Inscrição Estadual
7) Aba Filiais
Neste campo você irá cadastrar as Filiais da Empresa (caso existam)
Clique no Botão Adicionar
As informações serão as mesmas já cadastradas para a sua Empresa Matriz
Após todas as informações corretamente cadastradas, salve as informações
Links Relacionados
- Lista de Empresas
- Configurações da Estrutura Organizacional e do Sistema Adecon
- Cadastro de Contas Bancárias
Lista de Empresas (Edição e Inativação do Escritório Contábil)
Para que você consiga acessar a Lista de Empresas cadastradas no Módulo, deverá acessar o menu Lista de Empresas, na parte superior do Sistema
O Sistema irá apresentar a relação contendo todas as Empresas cadastradas no Sistema
Você conseguirá através desta tela realizar a edição ou Inativação da Empresa
1) EDIÇÃO
Caso seja necessária a edição do cadastro da empresa, clique no botão de edição (desenho do lápis) e o Sistema irá abrir a tela contendo o cadastro da Empresa
2) INATIVAÇÃO
Caso seja necessária a Inativação da Empresa, clique no botão de inativação (desenho do xis) e o Sistema irá questionar se tem certeza que deseja inativa a empresa, clique em inativa
Para visualizar as Empresas inativa, clique no botão existente na parte superior da tela (ativas) e altere para Inativas
Para reativar uma Empresa que você inativou anteriormente clique no botão com a seta de retorno
O Sistema irá questionar se você tem certeza que deseja reativar a empresa, clique em Reativar
Para visualizar as empresas ativas, clique novamente no botão na parte superior da tela
Links Relacionados:
Cadastro das Configurações da Estrutura Organizacional e do Sistema Adecon
Para realizar a configuração da estrutura organizacional da empresa e as configurações do Sistema Adecon você deverá acessar o menu Configurações.
Você encontrará Informações Gerais que terá como sub aba Estrutura Organizacional e Adecon
1) INFORMAÇÕES GERAIS>ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Serão apresentadas duas opções - Receita e Despesa
A) Clique sobre Receita para que você Adicione as Receitas do Escritório de Contabilidade, clique no botão Adicionar, existente na parte superior da tela
Será apresentada a tela para que você defina a Configuração da Receita do Escritório Contábil
- Defina a data inicial para a utilização das Receitas
- Se você preencher o campo data final, a partir da data informada, essa estrutura de receita não poderá ser utilizada
- Informe quais os Sistema que irão utilizar a Cadastro de Receita
Agora, você deverá informar a Estrutura das Receitas que serão utilizada
- Quantidade de Níveis
- Quantidade de Caracteres para cada nível
É importante salientar que a partir do momento que você define a quantidade de níveis que serão utilizados, o Sistema irá desabilitar os campos para cadastros dos níveis posteriores ao definido.
B) Clique sobre Despesa para que você Adicione as Despesas do Escritório de Contabilidade, clique no botão Adicionar, existente na parte superior da tela
Será apresentada a tela para que você defina a Configuração da Despesa do Escritório Contábil
- Defina a data inicial para a utilização das Despesas
- Se você preencher o campo data final, a partir da data informada, essa estrutura de despesa não poderá ser utilizada
- Informe quais os Sistema que irão utilizar a Cadastro de Despesa
Agora, você deverá informa a Estrutura das Despesas que serão utilizada
- Quantidade de Níveis
- Quantidade de Caracteres para cada nível
É importante salientar que a partir do momento que você define a quantidade de níveis que serão utilizados, o Sistema irá desabilitar os campos para cadastros dos níveis posteriores ao definido
2) ADECON
O Sistema apresentará a tela de Informações Gerais, contendo:
- Controla Fechamento - Sim ou Não - Se SIM, o fechamento será feito mensalmente e desta forma você irá baixar todos os valores em um único movimento, se NÃO todos os serviços irão gerar financeiro por serviço, ISSO SIGNIFICA QUE SE CONTROLAR FECHAMENTO SERÁ DADA UMA ÚNICA BAIXA QUE IRÁ INCLUIR A BAIXA DE TODOS OS SERVIÇOS RELACIONADOS A ELA
- Incluir QR Code de PIX nos Honorários - Sim ou Não - Se SIM, habilitara para incluir imagem do QR, e irá gerar imagem no recibo de Honorários.
- Receita - Selecione a Receita padrão que deverá ser utilizada no Lançamento Financeiro
- Forma de Pagamento - Defina a Forma de Pagamento padrão. Ela será utilizada automaticamente quando não houver uma forma de pagamento cadastrada para o cliente.
A) SE NÃO FOR DEFINIDA UMA FORMA DE PAGAMENTO, O SISTEMA ENTENDERÁ QUE MESMO QUE HAJAM VÁRIOS SERVIÇOS CADASTRADOS NA ABA DE HONORÁRIOS, A BAIXA DOS MESMOS SERÁ REALIZADA INDIVIDULMENTE
B) SE FOR DEFINIDA UMA FORMA DE PAGAMENTO, O SISTEMA ENDENDERÁ QUE A BAIXA SERÁ ÚNICA PARA TODOS OS SERVIÇOS RELACIONADOS NA ABA HONORÁRIOS,
- Condição de Pagamento - Defina a Condição de Pagamento padrão. Ela será utilizada automaticamente quando não houver uma condição de pagamento cadastrada para o cliente.
Links Relacionados
- Cadastro da Empresa
- Lista de Empresas
- Cadastro de Receitas
- Cadastro de Despesas
- Cadastro de Cliente
- Cadastro de Forma de Pagamento
- Cadastro de Condições de Pagamento
Dashboard - Painel de Informações (V)
Para que você visualize o Dashboard (Painel de Controles) no Sistema Adecon, acesse o menu Dashboard>Dashboard
Será apresentada a tela contendo as informações Sintetizadas em tempo real
Nessa tela você conseguirá visualizar:
- Total Emitido
- Total Recebido
- Em Atraso
- Despesas Pagas
- Margem Líquida
- Taxa de Recebimento
Gráficos - Coloque o cursor sobre o gráfico para visualizar mais informações
- Emissão X Recebimento de Serviços
- Status dos Serviços (Recebidos, Emitidos e Atrasados)
Gráficos - Coloque o cursor sobre o gráfico para visualizar mais informações
- Pagamento de Despesas por Categoria
- Receita X Despesas (Evolução)
- Serviços Recentes
- Despesas Recentes
Cadastro de Serviços Prestados pelo Escritório Contábil
Para que você cadastre os Serviços Prestados pelo Escritório de Contabilidade, deverá acessar o menu Cadastros>Serviços
Será apresenta a tela com o Grid de informações, contendo:
- Opções
- Código
- Serviço
- Valor
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar, o Sistema irá apresentar a tela para o cadastro de Serviços, contendo os campos:
- Código
- Título do Serviço
- Valor (campo não obrigatório)
- Observações Referente ao Serviço (campo não obrigatório)
- Serviço vinculado ao cadastro de funcionários - Sim ou Não - Se for definido SIM, ao vincular esse Serviço a um Atendimento o Sistema irá irá habilitar o campo Funcionário, com o DLG (três pontinhos) para que você pesquise o Funcionário no Sistema Folha de Pagamento, caso o Escritório não possua o Sistema Folha de Pagamento o atendimento com esse Serviço vinculado irá abrir uma linha para que você digite o nome do Funcionário manualmente.
Cadastro de Clientes/Fornecedores
Para cadastrar os Clientes e Fornecedores do Escritório Contábil você deverá acessar o menu Cadastros>Clientes/Fornecedores
O Sistema apresentará a tela com o Grid de informações, contendo as colunas:
- Opções
- Nome
- Documento
- Telefone
- Tipo de Cadastro
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar o Sistema apresentará a tela para Cadastrar Cliente, você deverá informar:
- Se é um Cliente Pessoa Física ou Pessoa Jurídica - as informações seguintes serão baseadas nesta informação
- Se é um Cliente ou Fornecedor - você poderá clicar nas duas opções e desta forma o cadastro feito gerará um cliente e um fornecedor
Em seguida, informe:
1) CADASTRO GERAL
Informações Gerais - Pessoa Jurídica ou Pessoa Física - Os campos apresentados para preenchimento dependerão desta seleção
- Documento - Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) é o número designado pela Receita Federal na abertura da empresa ou CPF
- Razão Social ou Nome
- Inscrição Estadual - A Inscrição Estadual (IE) é um registro que identifica à Secretaria da Fazenda do estado que uma empresa é contribuinte do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
- Nome de Fantasia
- CNAE - Classificação Nacional de Atividades Econômicas. Trata-se de um código utilizado para identificar quais são as atividades econômicas exercidas por uma empresa
- Atividade Principal - Atividade de industrialização, produção ou venda de bens e/ou serviços destinados a terceiros, que gerar maior receita operacional para o estabelecimento ou, no caso da circulação da mercadoria ocorrer dentro da própria empresa, o maior valor de transferência
- Código Suframa - A SUFRAMA (sigla para Superintendência da Zona Franca de Manaus) é uma autarquia do governo federal que tem como objetivo fomentar o desenvolvimento econômico da região da Zona Franca de Manaus e das Áreas de Livre Comércio nos estados da Região Norte do Brasil. Após a autorização da SUFRAMA, a empresa que se instala nessas regiões recebe uma “Inscrição SUFRAMA” e pode obter benefícios tributários.
- Telefone Principal
- email Principal
- Cliente Contribuinte de ICMS - É qualquer pessoa, física ou jurídica, que realiza com freqüência ou em quantidade que caracterize atividade comercial, operação (venda, transporte, transferência, etc) de circulação de mercadorias ou prestação de serviços de transporte intermunicipal ou interestadual e de comunicações.
Endereço
Informe:
- País - Ao informar País diferente de Brasil (estrangeiro), o Sistema preencherá automaticamente algumas informações do cadastro realizado e o restante das informações deverão ser preenchidas manualmente, não foi inserido.
- CEP
- Logradouro
- Número
- Complemento
- Bairro
- Cidade
- SP
- Código IBGE - Códigos de Municípios, elaborada pelo IBGE, apresenta a lista dos municípios brasileiros associados a um código composto de 7 dígitos, sendo os dois primeiros referentes ao código do estado.
- Botão Google Maps - Abre o Google Maps para visualizar a localização informada.
2) ABA CONTATOS
Clique no botão Adicionar para informar os Contatos
3) ABA CLIENTE
a) Informações do Cliente
- Ramo de Atividades - informe o Ramo de Atividades dentro das opções cadastradas
- Grupo de Cliente - informe o Grupo de Clientes dentro das opções cadastradas
- Indicador de Natureza da Retenção na Fonte - apenas para pessoa jurídica
- Classificação - Ótimo, Bom ou Ruim
- Retenção IRRF - Órgão Público - Sim/Não - Mecanismo pelo qual entidades da administração pública (federal, estadual ou municipal, incluindo autarquias e fundações) que efetuam pagamentos a pessoas físicas ou jurídicas, descontam antecipadamente o valor do Imposto de Renda (IR) devido e o repassam diretamente ao governo.- apenas para pessoa jurídica
b) Padrões
Essa aba irá definir o Padrão utilizado nas baixas das movimentações deste cliente, sendo que no momento da baixa esse Padrão poderá ser modificado
- Detalhamento de Pagamento - informe qual é a maneira que o cliente, geralmente, quita os seus débitos - campo não obrigatório
- Condição de Pagamento - defina a quantidade de parcelas geralmente utilizada pelo cliente na quitação de seus débitos - campo obrigatório
- Conta Bancária - informe uma conta bancária padrão utilizada pelo cliente - campo não obrigatório
- Forma de Pagamento - informe qual é a forma de pagamento, geralmente, utilizada pelo cliente - campo obrigatório
Observação - Importante
- Caso o Escritório Contábil não possua o Sistema Adecon será gerada SEMPRE uma Única Parcela no Extrato de Movimentação do Cliente e ele poderá realizar a baixa/quitação dessa parcela única com várias baixas diretamente no Escritório Contábil
- Caso o Escritório Contábil possua o Sistema Adecon serão geradas parcela de acordo a Condição de Pagamento informada na aba Cliente>Padrões e a baixa/quitação das parcelas só poderão ser efetuadas no Sistema Adecon
4) ABA HONORÁRIOS
QUANDO O ESCRITÓRO CONTÁBIL UTILIZA O SISTEMA ADECON A BAIXA DOS DÉBITOS DO CLIENTE SERÁ EFETUADA SEMPRE NO SISTEMA ADECON
- Habilitar Honorários - Informações para o cadastro e configuração da cobrança dos honorários mensais. Esta funcionalidade está disponível apenas para o Sistema Adecon
QUANDO DEFINIDO SIM E INFORMADO O VALOR DO HONORÁRIO, MESMO QUE SEJAM ADICIONADOS SERVIÇOS NO CAMPO CONFIGURAÇÃO DE HONORÁRIOS MENSAIS, O RECEBIMENTO DOS DÉBITOS DOS CLIENTES SERÁ UTILIZANDO O MONTANTE DO VALOR INFORMADO NO CAMPO VALOR DO HONORÁRIO E NESSE CASO O SISTEMA ENTENDERÁ QUE OS SERVIÇOS ADICIONADOS JÁ ESTÃO INCLUSOS NO VALOR DO HONORÁRIO
- Dia do Vencimento - Data do vencimento dos débitos do cliente
- Valor do Honorário - Valor Cobrado de Honorário do Cliente, salientando mais uma vez, que esse valor já inclui os serviços relacionados no campo Configuração de Honorários Mensais, existente na parte inferior da tela.
QUANDO DEFINIDO NÃO O SISTEMA IRÁ DESABILITAR OS CAMPOS REFERENTE A DIA DO VENCIMENTO, VALOR DO HONORÁRIO E CONFIGURAÇÃO DE HONORÁRIOS MENSAIS E A QUITAÇÃO DOS DÉBITOS DOS CLIENTES SERÁ REALIZADA POR SERVIÇO (INDIVIDUALMENTE)
Links Relacionados:
Cadastro de Tipo de Movimento (Acréscimos e Baixas)
Para Cadastrar, Editar ou Visualizar os Tipos de Movimentos do Escritório Contábil, acesse o menu Cadastros>Tipo de Movimento
Será apresentada a tela com o Grid de Informações já cadastrados pelo Sistema, contendo:
- Opções - Editar e Visualizar (a edição só poderá ser feita para o campo Escritura Livro Caixa)
- Código
- Nome
Ao Editar (a edição só poderá ser feita para o campo Escritura Livro Caixa) ou Visualizar , você conseguirá verificar:
- Tipo de Movimento
- Descrição
- Natureza do Documento - Acréscimo ou Baixa
- Escritura Livro Caixa - Sim ou Não - Ao definir SIM, após as baixas, irá levar os movimentos de Recebimentos e Pagamentos para o Livro Caixa.
Para cadastrar um novo tipo de movimento clique no botão Adicionar existente na parte superior esquerda da tela
Em seguida preencha as informações de acordo com a necessidade do Escritório Contábil
- Tipo de Movimento
- Descrição
- Natureza do Documento - Acréscimo ou Baixa
- Escritura Livro Caixa - Sim ou Não - Ao definir SIM, após as baixas, irá levar os movimentos de Recebimentos e Pagamentos para o Livro Caixa.
Cadastro de Condições de Pagamento
Para cadastrar as Condições de Pagamento você deverá acessar o menu Cadastros>Condições de Pagamento
O Sistema apresentará a tela contendo o Grid de informações com as colunas:
- Opções
- Código
- Nome
- Parcelas
Na Parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar o Sistema irá apresentar a tela de Cadastro das Condições de Pagamento
Cadastro Geral
Informações Gerais
Informe:
- Quais os Sistema que irão visualizar a Condição de Pagamento que está sendo cadastrada (compras, fiscal, folha e adecon)
- Divisão em Percentual - Ao ser definido o Sistema irá habilitar na parte inferior da tela os campos para determinação do % de participação
- Código
- Descrição
- Número de Parcelas
- O Campo das Parcela será habilitado de acordo com o que você informou anteriormente em Número de Parcelas
a) Número da Parcela - será fornecido pelo Sistema
b) % Participação - o Sistema irá sugerir esse percentual dividindo 100% pelo campo Número de Parcelas e você poderá editar se houver necessidade, observando que a totalização dos % de participação sempre deverá ser 100%
Links Relacionados:
- Cadastro de Forma de Pagamento
Cadastro de Formas de Pagamento
Para cadastrar as Formas de Pagamento você deverá acessar o menu Cadastros>Formas de Pagamento
Será apresentada a tela contendo o Grid de informações com as colunas:
- Opções - Edição e Exclusão
- Código
- Nome
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar o Sistema irá apresenta a tela para Cadastro da Forma de Pagamento e você deverá informar:
- Código de Pagamento - com no máximo 5 caracteres
- Nome - Informe o nome que servirá para identificar a Forma de Pagamento que está sendo cadastrada.
Links Relacionados
- Cadastro de Condições de Pagamento
Cadastro de Contas Bancárias
Para cadastrar as Contas Bancárias do Escritório Contábil acesse o menu Cadastros>Contas Bancárias
O Sistema irá apresentar o Grid de informações contendo:
- Opções
- Código
- Nome da Conta Bancária
- Banco
- Agência/Dígito
- Conta/Dígito
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar será apresentada a tela para Cadastrar Contas Bancárias
1) Cadastro Geral/Informações Gerais
Você deverá informar:
- Se é um Caixa Físico - Sim ou Não
- Código Sequencial - será fornecido pelo Sistema após salvar o cadastro
- Nome
- Banco
- Agência
- Dígito da Agência
- Conta
- Dígito da Conta
2) Parâmetros Bancários
Para definir os Parâmetros do Banco clique no botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar você encontrar 2 abas - Identificação e Informações Adicionais
1) IDENTIFICAÇÃO
Informações Gerais, informe:
- Identificação do Parâmetro do Banco
- Aviso Favorecido Contas a Pagar
- Padrão CNAB 240/400
- Último arquivo enviado
a) Contas a Receber
b) Contas a Pagar
Identificação da Empresa Beneficiária no Banco, informe:
- Convênio/Contrato
- Código da Carteira
- Código do Cedente
- Carteira de Cobrança (Simples, Carnê, etc)
- Exportar como sequência da empresa Matriz - Sim ou Não
- Sequência do Nosso Número, se boleto impresso pela Empresa
- Código da Operação
- Identificação da Carteira
Mensagem para Instrução(ões) do Boleto, informe:
- Mensagem para Instruções do Boleto - Na parte inferior você encontrar expressões que serão substituídas no momento da geração do Boleto Bancário
2) INFORMAÇÕES ADICIONAIS
a) CNAB 240
Instrução para cobrança CNAB 240, informe:
- Número da Versão do Layout
- Emissão do Boleto
- Tipo de Documento
- Espécie do Título
- Forma de Cadastramento do Título no Banco
- Código para Protesto
- Dias de Protesto
- Dias para Baixa/Devolução
Informações de Multa
- Tipo de Multa
- Valor da Multa/% da Multa
- Dias para a Multa
b) CNAB 400
Instrução de Cobrança CNAB 400
- Espécie do Título
- Variação da Carteira
- Dias para Protesto ou Negativação
- Código de Instrução 1
- Código de Instrução 2
- Exportar Duplicatas a serem Descontadas - Sim ou Não
- Exportar Duplicatas na Modalidade Vinculada - Sim ou Não
- Carteiras 12, 15 e 17 - Nosso número a cargo da Empresa - Sim ou Não
Cadastro de Receitas
O cadastro de Receitas estará disponível se você definiu em Configurações que as Receitas serão utilizadas no Sistema Adecon
Para realizar o cadastro de Receitas, acesse o menu Cadastros>Receita
O Sistema apresentará a tela contendo o Grid de Informações
- Opções
- Nome
- Código
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar, o Sistema apresentará a tela para Cadastrar Receita, informe:
- Código - Será cadastrado de acordo com a Estrutura da Receita informada nas Configurações
- Data de Cadastro - A receita só poderá ser utilizada a partir da data informada neste campo
- Descrição
Links Relacionados:
Cadastro de Despesa
O cadastro de Despesas estará disponível se você definiu em Configurações que as Despesas serão utilizadas no Sistema Adecon
O Sistema apresentará a tela contendo o Grid de Informações
- Opções
- Nome
- Código
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar, o Sistema apresentará a tela para Cadastrar as Despesas, informe:
- Código - Será cadastrado de acordo com a Estrutura da Despesa informada nas Configurações
- Data de Cadastro -A despesa só poderá ser utilizada a partir da data informada neste campo
- Descrição
Links Relacionados:
Atualização de Honorários
Para que você faça a Atualização dos Honorários cobrados dos Clientes do Escritório Contábil acesse o menu Movimentação>Atualização de Honorários
O Sistema apresentará a tela para Atualização de Honorários, defina
- Se a atualização será para Todos, Alternado, Intervalo ou Individual
- O campo seguinte será aberto de acordo com o tipo Definido
Todos - todos os honorários serão atualizados
Alternado - será apresentado o campo para que você clique no DLG (três pontinhos) e defina quais os Clientes que terão o Valor do Honorário Atualizado
Intervalo - Informe a partir de qual cliente e até qual cliente a Atualização de Honorário será realizada
Individual - Informe o Cliente que terá a Atualização de Honorário
Clique no DLG (três pontinhos) e na tela apresentada pelo Sistema (Localizar/Cliente) selecione qual é o Cliente que terá o Valor do Honorário Atualizado, em seguida clique em Adicionar
Agora, com os Clientes definidos, defina se a Atualização será por:
- Porcentagem
No campo Acréscimo (%) defina qual é o percentual de Atualização do Valor do Honorário do Cliente
- Valor
No campo Valor do Novo Honorário (R$) você deverá informar qual é o valor do novo Honorário do Cliente
Ao clicar em Salvar o Sistema apresentará mensagem informando que as Alterações realizadas não poderão ser revertidas e pedirá a confirmação da Atualização, clique em confirmar
Se nesse momento você acessar o Cadastro do Cliente que teve a atualização de honorário irá verificar que o valor do honorário foi atualizado com sucesso
Links Relacionados:
Geração de Honorários e demais débitos dos Clientes (V OPS)
Para que você Gere os Honorários e demais cobranças que devam ser feitas aos Clientes do Escritório Contábil, acesse o menu Movimentação>Gerar Honorários
O Sistema apresentará a tela de Configuração da Geração de Honorário.
1) FILTRO
Você deverá definir o Filtro de Clientes, que poderá ser:
- Todos
- Intervalo
- Alternado
- Individual
Após a definição do Tipo, clique no DLG (três pontinhos) para definir os Clientes e após a definição clique em Adicionar
Os clientes definidos irão constar da parte inferior da tela
2) CADASTRO DOS VALORES PADRÕES DE CADA CLIENTE (feito anteriormente)
O Sistema já possui o valor dos honorários dos clientes e dos valores que ele deverá pagar para o escritório mensalmente (´padrões), esse cadastro você conseguirá visualizar no cadastro do cliente
aba Honorários
3) LANÇAMENTO
Desta forma, se após você definir o cliente, acessar o botão Lançamento
Conseguirá definir outros valores que serão gerados para o cliente neste momento, para isso clique no botão Adicionar
4) DADOS PARA FECHAMENTO EXCLUSÃO E VISUALIZAÇÃO POR MOVIMENTO GERADO
Após clicar em Salvar, irá notar que esses valores constam na parte inferior da tela e você conseguir realizar os Dados para Fechamento individuais (para cada movimentação), exclusão ou visualização das informações
5) GERAR FECHAMENTO
Para gerar todos os valores, selecione o cliente e em seguida clique em Gerar Fechamento
Será apresentada a tela de Gerar Fechamento,
A) Se for definido Forma de Pagamento será gerado uma única conta a receber do cliente com todos os serviços relacionados a ela
B) Se for definido Serviços serão geradas um conta a receber para cada serviço do cliente
Clique em Gerar
6) MOVIMENTOS GERADOS
Filtre novamente o Cliente e verifique as informações foram geradas e apresentadas na parte inferior da tela, essas informações poderão ser excluídas ou visualizadas
Visualização - O Sistema apresentará a tela contendo os Dados do Pagamento Financeiro
Exclusão - O Sistema irá pedir a confirmação da Exclusão
7) RELATÓRIO
Você conseguirá visualizar o Relatório com as informações geradas clicando em Relatório na parte superior direita da tela
8) ENVIAR EMAIL
Você também conseguirá enviar as informações por email, clicando em Enviar Email que se encontra na parte superior da tela, lado direito
O Sistema irá questionar se você Deseja enviar os relatórios de honorários por email para todos os clientes selecionados
Se você possui a caixa de email cadastrada na aba Servidor de email do cadastro da empresa e o email no cadastro do cliente
o email será enviado
Existe ainda a possiblidade de você realizar esses procedimentos na linha de informação do cliente
- Relatório
- exclusão
Links Relacionados:
Lançamentos Financeiros
Para cadastrar ou visualizar os Lançamentos Financeiros você deverá acessar o menu Movimentação>Lançamentos Financeiros
Você poderá realizar filtro das informações assinalando
- A receber
- A pagar
- Totalmente Baixadas
- Parcialmente Baixadas
- Em aberto
O Sistema irá apresentar a tela com o Grid de Informações, contendo:
- Opções
- Status
- Tipo de Lançamento
- Documento
- Modelo
- Valor
- Valor de Acréscimo
- Valor Baixado
- Saldo em Aberto
Ao lado esquerdo da tela você encontrará os botões para:
1) Expandir as informações - Quando esse botão é acionado o Sistema desmembra o total do Lançamento Financeiro
2) Baixar Duplicatas - Ao clicar no botão o Sistema apresentará a tela pra que você realize a baixa da duplicata selecionada
a) Baixa Manual
O Sistema irá apresentar a tela para que você defina as informações da Baixa manual
b) Baixa Automática
O Sistema trará os campos que você preencheu manualmente na Baixa Manual JÁ PREENCHIDOS e você deverá clicar em Salvar
Quando a baixa é realizada (manual ou automática) ao voltar ao Grid de informações você verá que o Sistema alterou o Status do Lançamento Financeiro
3) Editar - O Sistema abrirá o Lançamento Financeiro para que você faça alterações no mesmo
4) Excluir - Quando você clica no botão excluir o Sistema questiona se você tem certeza que deseja excluir este movimento, ao clicar em Excluir o movimento é excluído e não será possível recuperá-lo
5) Visualizar - Ao clicar em visualizar o Sistema irá apresentar as informações do Lançamento Financeiro cadastrado
Na parte superior da tela você encontrará o botão Adicionar
Ao clicar no botão Adicionar, será apresentada a tela para Cadastro de Lançamento, contendo 3 abas - Cadastro Geral, Movimentação e Informações Bancárias
1) CADASTRO GERAL
Informações Gerais
Você deverá informar:
- Tipo de Documento - Campo para preenchimento se o Tipo do Lançamento Financeiro é uma Provisão ou Definitivo
- Número - Campo para preenchimento do número de documento de referencia do Lançamento Financeiro
- Tipo de Lançamento - Campo Referente ao Tipo de Lançamento no Lançamento Financeiro - Receber ou Pagar
- Origem
- Modelo - Campo para preenchimento do Modelo de documento de Origem do Lançamento Financeiro.
- Documento - Campo para preenchimento do número de documento de referencia do Lançamento Financeiro
- Série - Campo para preenchimento da série de documento de Origem do Lançamento Financeiro.
- CPF/CNPJ ou Outros
- Cliente/Fornecedor - Defina o cliente ou fornecedor para o adiantamento
- Valor do Documento - Defina o cliente ou fornecedor para o adiantamento
- Saldo em Aberto (R$) - O saldo é o resultado do valor do documento somando os acréscimos e subtraindo as baixas lançadas em sua movimentação.
- Dada de Emissão - Campo Referente a Data de Emissão no Lançamento Financeiro
- Data de Baixa - Campo será preenchido automaticamente com a data de baixa total do documento lançada na movimentação
- Em Aberto, Parcialmente Baixado ou Baixado
Parcelamento
No campo Parcelamento você conseguirá definir se o Lançamento que está sendo cadastrado será parcelado
2) MOVIMENTAÇÃO
Botão Adicionar
Clique no Botão Adicionar para cadastrar uma Movimentação e o Sistema trará a Primeira Parcela cadastrada na aba Cadastro Geral/Parcelamento
Agora, clique no DLG (três pontinhos) existente na coluna Movimento e pesquise pela Movimentação que você deseja cadastrar
Pesquise pela Movimentação, faça a definição da mesma e clique em Selecionar
Confira a Data do Movimento e preencha os campos de Valor do Movimento e Observações
Se for necessário realizar uma nova movimentação bastará clicar novamente no botão Adicionar e realizar o mesmo procedimento.
Botão Baixa Automática
Ao clicar no botão Baixa Automática o Sistema trará automaticamente as informações da aba Cadastro Geral/Parcelamentos e você deverá preencher as informações de Movimento, conferir a data do movimento, valor do movimento e observações
3) INFORMAÇÕES ADICIONAIS
Clique no Botão Adicionar para informar:
- Receita
- Percentual
- Valor
4) INFORMAÇÕES BANCÁRIAS
Boletos Gerados
Clique no Botão Adicionar
Informe Data e Observação
Se você voltar ao Grid de Informações irá verificar a nova linha criada com as informações que você cadastrou
